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Como enviar e responder um e-mail

Como enviar e responder um e mail

Uma mania muito popular ultimamente é a de cagar regras nos serviços sociais: dizer como você deve se comportar no Facebook, no Twitter e até no Orkut, que já virou terra de ninguém. Mas apesar do título indicar algo assim, não é a ideia aqui. O que acontece no geral é que realmente existem regras de “netiqueta” – como chamam – de senso comum, como o uso da caixa alta (maiúsculas) que indica que você estaria “gritando”. São coisas que a gente meio que não fala mais, porque já está “embutido” na cultura da Internet.

Mas algumas coisas que também já deveriam estar enraizadas dentro da cultura curiosamente não estão. Enviar um e-mail é algo que está se tornando “esquecido”, uma vez que programas como o MSN, Skype, GTalk, o serviços móveis com a popularização do 3G e até mesmo as DMs no Twitter e Facebook agilizaram – e muito – a comunicação. Mas o e-mail ainda é um importante meio de comunicação digital, uma vez que assuntos mais complexos, completos e comerciais (eu poderia criar um lance agora e dizer que são os 3Cs da comunicação, mas não sou prepotente a este ponto) são ainda resolvidos por e-mail por ser o meio mais indicado para tal.

Dentro deste contexto, onde o e-mail tornou-se uma comunicação mais “completa”, porque não estruturar a forma de utilizar o serviço, deixando a leitura melhor para quem vai receber sua mensagem? Foi lendo este artigo de Matt Might, que é professor assistente na Universidade de Utah que eu resolvi escrever a respeito,mas não é uma tradução do artigo dele. Vou traduzir algumas coisas, mas nem tudo é funcional para nós aqui no Brasil.

No artigo, Matt diz que o principal problema do e-mail é o fato das pessoas acreditarem que ele é um “correio eletrônico”, como o nome sugere, e que na verdade um e-mail não é uma “carta” em um formato eletrônico, tendo assim seus próprios formatos e “regras” – por assim dizer. Muitas pessoas – e eu sou um exemplo clássico disso, como você pode perceber pelos meus artigos – escrevem como se estivesse recebendo uma carta psicografada pelo Chico Xavier, e escrevem livros em cada e-mail. Como eu já escrevi mais de 20 linhas e nem comecei o assunto ainda, bora com as “Dicas para Enviar e Responder um e-mail”:

Tempo é dinheiro

Adoro quando nas empresas o cara te manda um e-mail e te liga no momento seguinte pra avisar que ele te mandou um e-mail. Pô, se ele ia me ligar, porque não me falou pelo telefone mesmo? Parece básico, mas é verdade. Se tiver mesmo que enviar um e-mail, alguns bons planos:

- Mantenha o e-mail simples e objetivo;
- Crie assuntos (subjects) claros e informativos;
- Divida seu e-mails por tópicos;
- Responda estes tópicos em ver de responder “o e-mail”;
- Escreva a ordem dos tópicos relativos a sua prioridade;
- Se o e-mail for muito grande, quebrar os tópicos em outros e-mails pode ajudar;
- Seja político e educado, sempre.

Quando mandar um e-mail?

Se for uma pergunta, veja se não tem no Google primeiro. Sei que é mais fácil perguntar, mas pelo menos veja se o que você procura alguém já não procurou (o que é bem provável). Se mesmo assim não foi suficiente, incluir dados de sua busca no seu e-mail pode ajudar a direcionar a pergunta e torna-la mais objetiva. E – desculpe o trocadilho – não fale ou pergunte o óbvio. Se você é programador por exemplo, não mande um e-mail assim: “O que acontece se eu rodar o código abaixo?”. Pô, rode o código e descubra. Se não der certo, aí você pergunta.

Se você tem um blog e quer fazer parcerias, essas regras são importantes. Um exemplo legal está no Blog “Um Passinho a Frente” do Eden Wiedemann que colocou umas dicas importantes quando solicitar uma parceria (aqui é com o Blog dele, mas vale para muitos).

Mantenha-o curto

Essa parte é bem difícil – falo por experiência própria. O Twitter me ensinou a ser mais sintético, reduzindo minha “criatividade” a 140 caracteres, mas mesmo assim, tenho muita dificuldade nisso. Tenho que tentar aprender a viver com a política das “Cinco Sentenças” (em inglês).

O Assunto

Parte importantíssima do e-mail, pois dependendo do assunto muita gente nem lê o e-mail. Dicas pra não errar:

- O assunto tem que ser informativo, claro e ter me média 72 caracteres – pra menos, se possível;
- Se o conteúdo inteiro do e-mail couber no assunto seguindo a regra acima, coloque no assunto, e nem replique no corpo do e-mail. Isso aumenta a possibilidade do e-mail ser respondido rápido, pois a pessoa sabe que o assunto a ser tratado é rápido;
- Se você pensar que está sendo “grosso” ou “rude” no assunto, provavelmente não está (A não ser claro que o assunto seja “Você é um Filho da p…” ou algo parecido);
- Se mesmo assim você achar que o assunto está meio “grosso” um “Obrigado”, “Obrigado pela atenção” ou “Desde já, obrigado” no final do e-mail pode amenizar a coisa;
- Se estiver mandando uma pergunta para um grupo de e-mail ou fórum, não utilize no assunto coisas do tipo “Só para os Feras”, “Urgente” ou “Fulano, você sabe isso?”, pois as pessoas em geral não irão responder, e você diminui a possibilidade de muitas pessoas darem sua opinião sobre o assunto. No máximo você pode usar o recurso de alguns clientes de e-mail, que possui a opção de classificar a importância da mensagem. Mas nem sempre funciona.
- Se o conteúdo do e-mail não couber inteiramente no assunto, use as palavras mais críticas, mais importantes que definem seu e-mail. Nesse caso, os “spammers” do “Aumente seu Pênis” fazem o “certo”.

Pontos, não Parágrafos

Parágrafos funcionam bem para redações, livros e ensaios. Se seu e-mail é uma redação, parte de um livro ou um ensaio, vá em frente, use parágrafos. Caso contrário, os pontos serão seus melhores amigos. Usando linhas em branco, você estrutura o pensamento, e deixa claro que um ponto é independente de outro, mesmo que seja de um assunto em comum. Por exemplo, em vez de mandar um e-mail assim:

“Tenho algumas ideias sobre usar a coisa X para fazer a coisa Y. É possível? Não parece ser possível fazer o X sem usar o W. Também pensei em fazer Z. Vi isso no papel K. Você leu? Eu realmente gostei de Q, por causa de R, S e T.”

Poderia ser:

“Tenho algumas ideias sobre usar a coisa X para fazer a coisa Y. É possível?
- Não parece ser possível fazer o X sem usar o W.

Também pensei em fazer Z.

Vi isso no papel K. Você leu?

Eu realmente gostei de Q, por:

- R;
- S;
- T.”

Deu pra pegar a ideia? Com os pontos e espaços, a ideia parece mais clara, mais estruturada, e aí facilita a vida de quem vai ler. Grandes textos juntos, cansam só de ver (aliás, se você chegou até aqui, já é um herói).

Responda em Tópicos

Se você vai ter uma discussão (no bom ou no mal sentido), não comece o e-mail já com sua resposta. Responda por tópicos. Por exemplo, em vez disso:

“Você não pode usar X para fazer Y, mas você pode usar U e V para fazer Y. Você está certo sobre X e W. Concordo – nós poderíamos fazer o Z. Ainda não li o papel. Pode me enviar? Q é legal, mas R é muito caro e S demora muito. O T é viável.

Seu amigo escreveu:
Tenho algumas ideias sobre usar a coisa X para fazer a coisa Y. É possível? Não parece ser possível fazer o X sem usar o W. Também pensei em fazer Z. Vi isso no papel K. Você leu? Eu realmente gostei de Q, por causa de R, S e T.”

Tente isso:

“> Tenho algumas ideias sobre usar a coisa X para fazer a coisa Y. É possível?
Não, mas você pode usar U e V para fazer Y.

> Não parece ser possível fazer o X sem usar o W.
Correto.

>Também pensei em fazer Z.
Concordo.

> Vi isso no papel K. Você leu?
Não, poderia me enviar?

> Eu realmente gostei de Q.
Também.

>R
Muito caro;

>S
Demora muito;

>T
É viável.”

Claro que essa dica não é válida se o tópico for uma linha simples. Aí é só responder o e-mail em cima do e-mail original mesmo, pois nem tem como dividir a coisa. De qualquer maneira, uma boa ideia é limpar as partes irrelevantes do e-mail (como a assinatura anterior de quem enviou, sua própria assinatura etc.).

Coloque as ações no topo

Não, não é uma dica do Empire Avenue ou da Bolsa de Valores. Precisa que algo seja executado? Coloque a “ordem” no início do e-mail. Por exemplo, faça isso:

“Por favor, me confirme a lista de convidados antes da data X:

Convidado 1
Convidado 2
Convidado 3…”

Em vez disso:

“Convidado 1
Convidado 2
Convidado 3…

Por favor, me confirme a lista de convidados antes da data X.”

Classifique os tópicos por prioridade

Assuma sempre que as pessoas irão ler apenas as primeiras 5 linhas de cada e-mail (e eu conheço muita gente que realmente só faz isso). Coloque tudo que for crítico, que for mais importante nessas linhas. Vá fazendo isso para as demais linhas, seguindo a mesma classificação, até o que for menos importante por último.

Responder para todos ou Responder ao remetente

Se o e-mail foi enviado para um monte de gente, o padrão é responder para este monte de gente. Mas calma. A dica é clicar em “Responder para Todos” e depois do e-mail pronto verificar quem realmente precisa ler aquele e-mail, e apagar o resto. Se tiver alguém mais alguém relevante que não estava na lista anteriormente, pode ser incluída na resposta.

Mas vale aí o bom senso. A confirmação de um convite de uma festa de aniversário por exemplo não precisa ser respondida para todo mundo. Quem enviou o e-mail poderia ter protegido a lista de convidados utilizando o velho truque de enviar o e-mail para si mesmo e todos os convidados como “Cópia Oculta”. Como muita gente não faz isso, prevalece o bom senso. Eu mesmo quase nunca respondo para todos, apenas em questões empresariais.

Quebrar o e-mail

Se o assunto ficar muito extenso (que nem este post), uma boa ideia pode ser separar o assunto em vários e-mails, quando for para uma mesma pessoa – respeitando claro a classificação dos tópicos. O primeiro e-mail vai com o assunto mais importante e assim por diante. Isso vai dar fôlego para quem for responder, e a organização do que já foi discutido, decidido e executado fica mais simples.

Educação

“Por favor”, “Por gentileza” e “Obrigado” nunca é demais. Se for informal um “Valeu!” faz o serviço. No trabalho, “Atenciosamente” é muito usado. Mas atenção:

“ATT.” NÃO SIGNIFICA “ATENCIOSAMENTE”.

Muita gente em ambiente corporativo gosta de colocar um “Att.” no final do e-mail como se fosse uma abreviação de “Atenciosamente” (aliás, que atenciosa é a pessoa que não tem nem tempo de te escrever “Atenciosamente”, mas enfim…). “ATT” na verdade é a abreviação de “Attention” (“Atenção” em inglês). “Atenciosamente” não tem abreviação no português é é Atenciosamente mesmo.

Assinaturas os e-mails

Tema polêmico. Mas o que eu sigo é:

- Se é o primeiro e-mail, e eu estou iniciando a conversa, vai com a minha Assinatura completa ( Site, Twitter e o que mais for relevante dependendo do ambiente);
- Se é a primeira resposta, vai com a assinatura completa. A partir dai, sempre me despeço, mas somente com meu nome, salvo se estou respondendo em fóruns, onde a assinatura vai sempre completa em todas as respostas, pois isso ajuda em alguma eventual propaganda em sistemas de busca;
- A Assinatura é pequena, não tem imagens e não usa HTML. Acho chato você mandar tipo “Oi” e seu e-mail ter 5k só de assinatura;

Tá vendo como eu escrevo pouco?

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Comentários:

comentários

Luigi Paolo

Músico, Ator, Dublador, Fotógrafo e Analista de Sistemas, que é o que paga todas essas profissões.

Comments

flavia
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ameeeeei!
Fico revoltada com os e-mail da empresa para qual presto serviço.
Ficava imaginando sim, que este 'ATT', forma tão comum de encontrarmos, na verdade seria mais um dos equívocos adotados pelos brasileiros que adoram ser chiques copiando os estadunidenses e me negava a fazer mesmo!
Obrigada, qualquer dúvida, estou á disposição e atenciosamente ainda farão parte de encerramento de meus documentos antes de minha assinatura.
Se puder nos ensinar mais, ficarei contentíssima ;)

Fellipe
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Suas afirmações são bem coerentes e de grande ajuda. É uma pena que algumas pessoas não aceitem informações contrárias aos próprios conceitos, ou grau de conhecimento só pelo simples fato de se acharem “sabe-tudo”.

Eu sempre usava até antes de ler seu post o Att no final de meus e-mails, e agora passarei a assinar de forma correta minhas mensagens.

Acho que nunca paramos de aprender, e quem diz que saber tudo, na verdade não sabe nada!

Então agora irei me despedir no final desta mensagem de forma correta.

Atenciosamente,

Fellipe Pires

Daniel
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Olá, gostei da Frase em que você diz: "quão atenciosa é uma pessoa que não tem tempo nem de escrever "Atenciosamente"?" rsrs vou guardá – la com muita preciosidade!

Luciano Hudson
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Olá, gostaria de informar que, Attentions ou Att:, quando usado nas correspondências em inglês, significa ""Aos cuidados de:" e não Atenciosamente. Não ficaria ficaria estranho colocar " Aos cuidados de:" como despedida no final de um e-mail?

lulapro
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Oi Luciano. Obrigado pela informação, mas é quase isso. Na verdade, pode ser TAMBÉM utilizado da maneira que você comentou, mas é mais comum sua utilização como descrito no texto. Veja : http://www.proz.com/kudoz/English/other/2147885-a… De qualquer maneira, obrigado pelo complemento, é interessante. E de qualquer maneira, o resultado é o mesmo.

Alupércio
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Att é atenciosamente sim. A língua é formada pelos que a compõem, se é de consenso que Att signifique Atenciosamente, então é assim que é. A língua é de propriedade do povo, não de uma comissão em Portugal. A finalidade de usar o Att é mais a estética. Usar uma assinatura pesada como "Obrigado desde já pelo agrado prazer do teu contato," diminui a atenção do conteúdo da mensagem. Usar "Att." é mais discreto. Capisci?

lulapro
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Olá meu querido amigo analfabeto funcional, tudo bom?

Percebo que você nunca precisou prestar concurso público ou fazer uma redação para entrar na faculdade. Isso é ótimo! A vida anda boa para você. Com certeza você caiu aqui por engano, pois já é mestre na arte de enviar e-mails. Dá para perceber pela sua eloquência. Porém também percebe-se que educação não é seu forte, e tampouco a interpretação de texto. Veja bem: quão atenciosa é uma pessoa que não tem tempo nem de escrever “Atenciosamente”? Não precisa de toda a assinatura que você colocou como exemplo, te garanto. Basta um atenciosamente. E apesar de admirar sua luta como socialista da lingua coloquial, devo alertar que por mais que você queira, “Att” não é atenciosamente. Assim como “vc” não é “você” em um texto sério, apesar de muito mais prático para escrever – olha só, estou concordando em algo com você. É mais prático, mas daí dizer que é correto, é ignorância. Mas se dentro do contexto funciona, porque não? Se serve para você e os seus, continue mandando “Att”, ué. Não precisa ficar bravo por isso. Só acho bom saber o que está fazendo – mas isto é só um conselho, que como sabemos, se fosse bom…

Enfim, como você colocou um e-mail falso e não quis se identificar, talvez demore a voltar por aqui. Então, como vi que você fala um Tupi mais “do povo”, vou resumir pra você não precisar ler tudo:

Ah kra, nd v. Att n é isso. Mas td bem, tá blz.

Att,

Lula.

Motta
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Bom post, muito obrigado!

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